Weinheim, 17. September 2012. (red/pm) Es spart Zeit und Geld, das eng bedruckte Formular, das in Behördenkreisen bereits als „Weinheimer Formular“ bekannt geworden ist. Man spricht davon. In der Weinheimer Stadtverwaltung ist bei Oberbürgermeister Heiner Bernhard neulich ein Verbesserungsvorschlag eingegangen. Er stammt aus der Verwaltungsstelle Sulzbach und wurde dort von den Mitarbeitern Sonja Seberkste, Florian Schuster und Jasmin Hördt entwickelt; die junge Fachangestellte war im Sommer, als der Vorschlag umgesetzt worden ist, sogar noch in der Ausbildung.
Information der Stadt Weinheim:
“Ob es der Sinn fürs Praktische war, den man von Sonja Seberkste kennt, oder auch die Bürgernähe in der kleinen Ortsteil-Verwaltung, wahrscheinlich eine Mischung aus beidem: Der Sinn eines dreifach auszufüllenden Formulars bei der Beantragung eines Personalausweises erschloss sich den drei von der Verwaltungsstelle jedenfalls nicht. „Seit der Einführung des neuen E-Passes“, erinnert sich der junge Verwaltungsfachangestellte Florian Schuster, „ist es auf einmal kompliziert geworden“. Seither muss der Antragsteller für einen Personalausweis drei fast identische Formulare ausfüllen, weil er angeben muss, welche elektronischen Sonderdienstleistungen er zulassen will.
Es gibt drei exakt gleiche Formularköpfe, alle Angaben zur Person müssen jedes Mal wiederholt werden. Sonja Seberkste konnte nur den Kopf schütteln: „Drei Blatt Papier, drei Mal ausfüllen, drei Mal unterschreiben lassen, drei Mal einscannen.“ Das musste doch auch besser gehen, fanden die Sulzbacher – und tüftelten an einer einfacheren Lösung. Schuster und Hördt gestalteten ein einziges Formular, auf dem alle relevanten Abfragen komprimiert sind: Ein Gesamtformular.
Natürlich musste die Veränderung mit dem Kommunalen Rechenzentrum Baden/Franken abgestimmt und von dort auch abgesegnet sein. Nach einer ersten Prüfung sprach nichts dagegen, so dass es das Gesamtformular aus Sulzbach jetzt mittlerweile in allen Weinheimer Verwaltungsstellen gibt, die Personalausweise ausstellen – inklusive dem Bürgerbüro in der Weinheim Galerie. Das Rechenzentrum ließ durchblicken, dass sie sich durchaus vorstellen könnte, das „Weinheimer Formular“ flächendeckend einzuführen.
Martin Grieb, der im Weinheimer Personal- und Organisationsamt unter anderem für die Büroausstattung zuständig ist, hat errechnet: „Im Jahr 2011 wurden in Weinheim etwa 5000 Anträge auf einen neuen Personalausweis gestellt. Bei jeweils drei Formularen je Antrag bedeutet das etwa 520 Euro Kosten für Druckerpapier und Toner. Diese Kosten seien ab sofort gedrittelt, wobei die reduzierte Arbeitszeit und der raschere Ablauf im Umgang mit dem Bürger außerdem berücksichtigt werden müsse. Wegen des schonenden Einsatz von Ressourcen komme auch eine ökologische Komponente ins Spiel.
Grieb stellte jetzt die drei findigen Kollegen Oberbürgermeister Heiner Bernhard vor, denn in der Weinheimer Stadtverwaltung gibt es intern auch einen festgelegten Umgang mit Verbesserungsvorschlägen – und dies ist zweifelsfrei einer, wie auch OB Bernhard würdigte. „Es ist toll, wie unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von sich aus mitdenken“, bescheinigte der OB.”
Neueste Kommentare